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基于云平台的企业文档管理系统

来源:       更新时间:2020年04月27日    点击:567       分享新闻到:

基于云平台的企业文档管理系统

一、方案背景和意义

随着互联网的发展,信息流通的速度加快,人们能够方便迅捷的获取到最新信息,然而这也造成了信息爆炸,无效信息的冗余为人们获取自己所需的关键信息带来了阻碍。现代化技术的进步,让企业信息得以用电子文档的形式存储起来,便于人们的阅览与共享。它们是企业中最为重要的智慧资产,文档的管理是企业的一项重要工作,然而现在大多数的企业在文档管理上却还存在着巨大的问题。

1、电子文档大多分布存储于个人电脑,企业工作者无法快速便捷的获取文档,互相拷贝的文档传递方式影响工作效率,这给企业工作者带来了不必要的工作障碍。

2、企业工作者在工作过程中,会产生大量的电子文档。一些电子文档在版本更新之后没有及时删除,文档存在着重复等现象,文档信息繁杂、冗余。企业员工需要花费大量工作时间进行文档管理,筛选有效的文档信息。

3、由于文档分布于个人电脑,计算机硬盘损坏,员工辞职以及员工的误删除都有可能造成文档丢失,文档的安全性得不到保障。

开发基于云平台的企业文档管理系统对于企业发展来说具有重要意义。

1、有效拓展企业员工获取工作相关资料信息的渠道

基于云平台的企业文档管理系统为企业提供了一个收集整理文档的平台,这有利于企业文档的集中管理,能够方便企业工作者进行文档调用,能够满足企业用户随时调用企业文档、获取工作相关信息的需求。

2、促进企业各部门文档信息的流动与共享

企业各部门分工明确,不同部门产生的文档信息纷繁复杂。传统的文档管理方式不利于文档的共享传播,一方面发布的范围受到限制,一方面文档信息的获取不及时、无法做到随时随地。基于云平台的企业文档管理系统能够做到对文档进行统一管理、集中发布,企业员工通过电脑可即时获取信息。因此,本研究对促进企业各部门文档信息的流动与共享有着积极的意义。

二、需求分析

1、文档类型

(1)按照存储位置分类:可以分为私有区文档和公共区文档。企业为每个员工分配了一个私有文档区,企业用户对自己区域内的文档具备全部的操作权限。对于公共区文档,文档权限则由上传人员进行分配,一个企业有一个公有文档区。

(2)按照不同部门的工作需求及工作性质,公共区文档可分为多种类型,如办公室文档、人事部文档、开发部文档等。企业用户(普通用户以及文档审核员)按照管理员的授权,只能将公有文档上传至指定类型的文件夹下。同时,为了确保文档的有效性,对于用户上传至公共工作区的文档(了解更多行信息化系统,请联系我们www.hrbcft.cn),文档审核人员需要进行审核,确定文档的有效性后,文档才能更新至公共工作区,供企业相关人员浏览、下载。

2、功能需求

三、系统架构